Każdy kto prowadzi własną firmę wie, że to również ciągła praca z dokumentami. Ilość przechowywanych danych ciągle się rozrasta a z biegiem czasu obsługa ich pochłania coraz więcej czasu i przestrzeni. Rozwiązaniem jest odpowiednie zorganizowanie firmowego archiwum lub przekazanie tego obowiązku profesjonalnej firmie zajmującej się archiwizacją dokumentacji.
Jak prawidłowo przechowywać dokumenty?
Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością przechowywania różnego rodzaju dokumentów, przede wszystkim dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych a nawet w niektórych przypadkach medycznych. Obowiązujące przepisy prawne zobowiązują przedsiębiorców do przechowywania ich przez bardzo długi okres czasu. Aby sprostać temu zadaniu należy odpowiednio przygotować firmowe archiwum.
Dokumenty przechowywane w firmie stanowią bardzo cenne zasoby, które wymagają odpowiedniej ochrony fizycznej oraz logicznej. Konieczne jest zatem zastosowanie adekwatnych środków bezpieczeństwa.
Bezpieczeństwo danych
Stworzenie archiwum na terenie przedsiębiorstwa jest sporym wyzwaniem. Dokumenty i dane w nim zgromadzone nie mogą zginąć ani ulec przypadkowemu zniszczeniu. Aby zabezpieczyć archiwa należy zadbać nie tylko o wyposażenie, czyli regały magazynowe, szafki metalowe, sejf, itp., ale również o odpowiednie przeszkolenie personelu. W zależności od wielkości firmy, archiwum może bardzo różne rozmiary.
Jak prawidłowo niszczyć dokumenty?
Po upływie ustawowego terminu przechowywania dokumentów można je zniszczyć. W przypadku dużych przedsiębiorstw, które są zmuszone do archiwizacji bardzo dużej ilości różnego rodzaju danych jest to bardzo ważne zadanie. Należy przy tym pamiętać, że niszczenie dokumentacji powinno się odbywać według odpowiednio przygotowanych procedur. Na przykład akta osobowe byłych pracowników należy skasować w taki sposób by, znajdujące się tam informacje usunąć w sposób całkowity. Najlepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie profesjonalnej niszczarki do dokumentów.
Nieprawidłowe przechowywanie dokumentów – konsekwencje
Nieprawidłowe przechowywanie dokumentów może skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami prawnymi. Na przykład firmy nieprzestrzegające aktualnych przepisów dotyczących prowadzenia akt osobowych pracowników oraz dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy mogą zostać ukarane karą pieniężną wynoszącą od tysiąca do trzydziestu tysięcy złotych. Dodatkowo byli pracownicy przedsiębiorstwa mogą dochodzić swoich praw na drodze cywilnej.
