W przypadku prowadzenia małej firmy konieczne jest wystawianie faktur, ponieważ zatrudnienie księgowego może okazać się nieopłacalnym rozwiązaniem. Dlatego tak ważne jest wybranie programu do fakturowania, który jest zarówno niezawodny, jak i przyjazny dla użytkownika, i który oferuje wszystkie funkcje, jakich potrzebujemy.
Jakich funkcji należy szukać w oprogramowaniu do fakturowania?
Aplikacje do fakturowania często różnią się poziomem zaawansowania, a niektóre z nich zawierają dodatki do wersji standardowej. W związku z tym warto sprawdzić, jakie dodatkowe cechy będą potrzebne do prowadzenia firmy w konkretnym miejscu. A jakie cechy może mieć program do fakturowania?
1. Informacje o kontrahentach są automatycznie aktualizowane. Po wprowadzeniu numeru NIP komputer może udostępnić opcję automatycznego pobierania informacji o kontrahentach, co znacznie upraszcza proces generowania faktur i zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędów, a co za tym idzie – konieczność dokonywania korekt w przyszłości.
2. Możliwość wprowadzania zmian do faktur. Okazało się, że nie wszystkie programy do fakturowania oferują opcje szybkiej naprawy i zmiany faktur, a jest to funkcja, która w tej sytuacji jest zdecydowanie niezbędna. Dlatego warto zapytać, czy program, którym jesteś zainteresowany, daje taką możliwość.
3. Maksymalna liczba faktur, które można wysłać w danym miesiącu. Dość często zdarza się, że programy do fakturowania mają ograniczenie co do liczby faktur, które można wysłać w danym miesiącu, a jeśli prześlesz więcej faktur niż wynosi limit, zostaniesz obciążony opłatą. Nie ma w tym nic złego, ale należy dobrze oszacować kwoty kontrahentów i przyszłych rachunków, aby zminimalizować nieoczekiwane straty.
Istnieje możliwość wystawiania wielu różnych rodzajów dokumentów. Możliwość wystawiania innych dokumentów niż faktura VAT, takich jak zaliczka, rachunek, faktura marża, proforma czy paragon, jest bardzo ważnym narzędziem.
Możliwość wystawiania faktur w walucie obcej i w języku obcym. Jeśli mamy konsumentów z różnych krajów, jest to bezwzględny wymóg.
6. Faktury są wysyłane automatycznie. Jeśli musimy wystawić dużą liczbę rachunków, całkiem wygodna może okazać się opcja, że po wystawieniu i zatwierdzeniu faktury zostanie ona dostarczona bezpośrednio do kontrahenta, co pozwoli nam zaoszczędzić znaczną ilość czasu.
Jaki jest potencjalny koszt oprogramowania do fakturowania?
Aplikacje do fakturowania są dość przystępne cenowo – ceny zaczynają się już od kilku złotych miesięcznie za najbardziej podstawowe wersje i rzadko przekraczają kilkaset złotych za te lepsze. W związku z tym nie warto kierować się tylko ceną, ale raczej wygodą i funkcjami, jakie oferuje. Ważne jest, aby zwrócić uwagę na świadczoną pomoc, która obejmuje zarówno obsługę klienta, jak i materiały instruktażowe dotyczące korzystania z aplikacji.
